Cas d’utilisation : Les enregistrements dans SharePoint

 Cas d’utilisation : les enregistrements dans SharePoint

 Il arrive souvent que dans une organisation, l’on souhaite verrouiller contre les modifications un document lorsque celui-ci est finalisé.

 Hors, si une personne est membre d’une bibliothèque il pourra toujours modifier les documents même après approbation par une tierce personne.

 Une technique consiste donc à envoyer les documents vers un autre site, par exemple, le Centre des Enregistrement. Afin que les utilisateurs ne puissent plus modifier les documents qui s’y trouvent.

  Il existe dans SharePoint 2010, une fonctionnalité qui est l’enregistrement sur place. Elle va vous permettre d’effectuer un verrouillage d’un élément à l’intérieur de n’importe quelle bibliothèque ou liste.

 Paramétrage des enregistrements

 Après avoir activé la fonctionnalité, vous trouverez un lien dans la section « Administration de la collection de site », « Paramètres de déclaration des enregistrements ».

Vous allez pouvour indiquer :

  • Quelle est la restriction appliquée aux éléments enregistrés.
  • Si la déclaration manuelle est disponible par défaut
  • Qui a le droit de déclarer un enregistrement
  • Qui a le droit de supprimer les déclarations d’enregistrement

  

Nous allons ici, interdire la modification et la suppression des éléments dans l’état enregistré.

Ajouter la possibilité de déclarer un enregistrement dans la collection de site.

 Les membres de la bibliothèque pourront effectuer des déclarations d’enregistrement et seules les personnes ayant un contrôle total sur la doclib pourront défaire ces enregistrements.

 

  Utilisation

 Rendez-vous sur une bibliothèque de document.

Ajouter un document.

Puis sélectionner-le via la vue tabulaire.

Vous apercevez l’action « Déclarer un enregistrement ».

Cliquer sur effectuer la déclaration. 

L’icône du document est modifié et contient maintenant un verrou.

 
 Le document n’est alors plus modifiable pour quiconque.

Seul un administrateur ayant le contrôle total sur la bibliothèque pourra enlever ce verrou.

 Pour cela, rendez-vous sur la page « Détail de la conformité ».

 

Sur cette page un administrateur peut supprimer la déclaration de l’enregistrement.

 

 Conclusion

 Le principe d’enregistrement permet d’apposer un verrou sur des documents aux contributeurs.

 Il est possible de déclarer un enregistrement via les flux de travail (même avec SP Designer).

  

Il est également possible de paramétrer une bibliothèque pour que, dès l’ajout d’un document, il soit déclaré en tant qu’enregistrement (cas de la bibliothèque d’enregistrement).

Enfin les stratégies d’information tirent parti des enregistrements.

Ici je déclare un enregistrement si le document n’a pas été modifié depuis 1 an.

 Dans cet autre configuration, je déplace aux archives les enregistrements de plus d’1 an.

  Cette fonctionnalité est disponible sur Office 365.

Voilà, les enregistrements n’ont plus de secrets pour vous ! 😉

Damien.

Publicités
%d blogueurs aiment cette page :