Cas d’utilisation : Les enregistrements dans SharePoint

 Cas d’utilisation : les enregistrements dans SharePoint

 Il arrive souvent que dans une organisation, l’on souhaite verrouiller contre les modifications un document lorsque celui-ci est finalisé.

 Hors, si une personne est membre d’une bibliothèque il pourra toujours modifier les documents même après approbation par une tierce personne.

 Une technique consiste donc à envoyer les documents vers un autre site, par exemple, le Centre des Enregistrement. Afin que les utilisateurs ne puissent plus modifier les documents qui s’y trouvent.

  Il existe dans SharePoint 2010, une fonctionnalité qui est l’enregistrement sur place. Elle va vous permettre d’effectuer un verrouillage d’un élément à l’intérieur de n’importe quelle bibliothèque ou liste.

 Paramétrage des enregistrements

 Après avoir activé la fonctionnalité, vous trouverez un lien dans la section « Administration de la collection de site », « Paramètres de déclaration des enregistrements ».

Vous allez pouvour indiquer :

  • Quelle est la restriction appliquée aux éléments enregistrés.
  • Si la déclaration manuelle est disponible par défaut
  • Qui a le droit de déclarer un enregistrement
  • Qui a le droit de supprimer les déclarations d’enregistrement

  

Nous allons ici, interdire la modification et la suppression des éléments dans l’état enregistré.

Ajouter la possibilité de déclarer un enregistrement dans la collection de site.

 Les membres de la bibliothèque pourront effectuer des déclarations d’enregistrement et seules les personnes ayant un contrôle total sur la doclib pourront défaire ces enregistrements.

 

  Utilisation

 Rendez-vous sur une bibliothèque de document.

Ajouter un document.

Puis sélectionner-le via la vue tabulaire.

Vous apercevez l’action « Déclarer un enregistrement ».

Cliquer sur effectuer la déclaration. 

L’icône du document est modifié et contient maintenant un verrou.

 
 Le document n’est alors plus modifiable pour quiconque.

Seul un administrateur ayant le contrôle total sur la bibliothèque pourra enlever ce verrou.

 Pour cela, rendez-vous sur la page « Détail de la conformité ».

 

Sur cette page un administrateur peut supprimer la déclaration de l’enregistrement.

 

 Conclusion

 Le principe d’enregistrement permet d’apposer un verrou sur des documents aux contributeurs.

 Il est possible de déclarer un enregistrement via les flux de travail (même avec SP Designer).

  

Il est également possible de paramétrer une bibliothèque pour que, dès l’ajout d’un document, il soit déclaré en tant qu’enregistrement (cas de la bibliothèque d’enregistrement).

Enfin les stratégies d’information tirent parti des enregistrements.

Ici je déclare un enregistrement si le document n’a pas été modifié depuis 1 an.

 Dans cet autre configuration, je déplace aux archives les enregistrements de plus d’1 an.

  Cette fonctionnalité est disponible sur Office 365.

Voilà, les enregistrements n’ont plus de secrets pour vous ! 😉

Damien.

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Cas d’utilisation de Visio services

Visio services c’est quoi

 Tout comme il est possible de créer des fichiers Excel avec des connexions de données et les publier sur SharePoint puis de les visualiser dans le navigateur, Visio services permet la même chose mais avec des fichiers Visio.

 Cas d’utilisation

 Les données

 Prenons une liste SharePoint avec une liste de magasins avec leur chiffre d’affaire, leur objectif et une colonne valeur calculée qui remonte le pourcentage atteint.

 Soit :

 

 Les sources de données exploitables par Visio sont les suivantes :

Le schéma Visio

 Nous allons maintenant réaliser notre schéma Visio.

Pour cela je vous invite à télécharger les modèles de cartes géographique : http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/details.aspx?FamilyID=8BB43B9C-6E1F-4E5C-84A6-86C326A0D025

Ajouter la carte de France sur la page.

Positionnez des ronds pour représenter les différentes villes (magasins), double cliquez sur chaque rond afin de nommé « la forme » avec le nom de la ville.

  

Lier les données

 Depuis Visio, cliquer sur l’onglet Données puis sur Lier des données à des formes

  

Choisir Liste Microsoft SharePoint Foundation

 Indiquer l’url de votre site SharePoint où se trouve la liste des données

 

Indiquer la liste des données

 

Vous avez maintenant les éléments de la liste SharePoint rapatriés dans Visio

 

Cliquez sur Liaison automatique

 

Nous allons indiquer que les noms des formes (cercle) correspondent au Titre des éléments SharePoint et ainsi associer les données de la liste à notre schéma.

 

L’icône « lien » apparait en face de chaque donnée pour indiquer qu’elle est liée à une forme du schéma.

  

Réalisation des graphiques de données

 Nous allons maintenant indiquer sous quelle forme nous souhaitons afficher les données.

Cliquer sur « Graphique de données »

 

Je vous propose d’utiliser le Titre sous forme de texte, le CA sous forme d’indicateur de vitesse et enfin le pourcentage sous forme de jeux d’icônes (équivalent aux PKI)

 

Voici la configuration du jeu d’icônes

 

Voici le résultat

Publier maintenant le schéma sur votre site SharePoint

 

Une fois publié sur SharePoint, le schéma s’ouvre dans le navigateur.

 

La barre de notification vous propose de lancer l’actualisation pour la session ou toujours.

 

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